Tietosuojaperiaatteet asiakkuuksien hoidossa
Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin ja niiden asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu kunkin asiakasyhtiön kanssa erillisellä tietosuojaliitteellä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Oiva Isännöinti Group Oy (3217413-6)
Atomitie 2 B, 00370 Helsinki
Luotsin yhteystiedot: www.isannointiluotsi.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@oi.fi
Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset. Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menettely on toteutettu Oiva Isännöinti Groupissa seuraavalla tavalla:
Tarvitsemme osakkaan, hallituksen jäsenen ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme sekä hoitaa näiden kautta tulevat tehtävät ja ilmoitukset, kuten muutostyöt, muuttoilmoitukset, asiakirjojen tilaus ja toimitus, ja palautteet. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä, hallituksen kokoonpanon hallinnassa, viranomaisilmoituksista huolehtimisessa sekä rahanpesulain vaatimien tiedonkeruutehtävien noudattamisessa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua sekä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä:
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpano.
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta sopimuksen teon tai sisäänmuuton yhteydessä, taloyhtiöltä, tai kolmannelta osapuolelta (huoneistotietojärjestelmä, Maanmittauslaitos, muu viranomainen, internet-sivujen palveluntarjoaja). Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä.
Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä kerätä kaikkea yllä mainittua tietoa. Mikäli henkilötunnus on välttämätön tieto asumisen palveluihin liittyvien maksujen perimisen kannalta, myös ne rekisteröidään.
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja ennalta määritellyn ajan ja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Lisätietoja henkilötietojen säilytyksestä saat tietosuojavastaavalta osoitteesta tietosuoja@oi.fi.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja isännöintiyrityksen käyttämille palveluntarjoajille kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Aina kun mahdollista, olemme valinneet tietojen säilytyspaikan tietoturvallisista, Euroopassa sijaitsevista palvelinkeskuksista. Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista saattavat sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella tai varmuuskopioida tietoja kolmansiin maihin.
Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisestä siirrosta saat tietosuojavastaavalta osoitteesta tietosuoja@oi.fi.
Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaohje ja henkilöstön tietosuojatietoisuutta pidetään yllä säännöllisillä koulutuksilla. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käsittelyoikeudet on rajattu asiakkuuden hoitamiseen liittyviin ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin ja vain niille, joiden tehtävien hoitamiseksi kyseisten tietojen käsittely on välttämätöntä. Tilat ja laitteet on suojattu asianmukaisin suojaus- ja valvontajärjestelmin. Väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (yhteystiedot alla).
Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Oiva Isännöinti Group Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteessa tietosuoja@oi.fi.